La mayoria de integraciones entre ERP y marketplace no fallan el dia que se lanzan. Fallan tres semanas despues, un sabado, cuando una referencia se queda en negativo y Amazon sigue vendiendola. Y para entonces ya nadie recuerda quien configuro que.
Un ERP (el sistema donde vive de verdad tu negocio: stock, pedidos, facturas, costes) y un marketplace hablan idiomas distintos. El ERP piensa en referencias internas y almacenes. Amazon piensa en ASIN, SKU de vendedor y centros logisticos que ni controlas. Conectarlos no es "activar el conector": es decidir quien manda sobre cada dato.
Que datos viajan y en que direccion
Antes de tocar nada, dibuja los flujos. Literalmente, en una hoja. La mayoria de los desastres vienen de no tener claro quien es la fuente de verdad (el sistema que decide el valor correcto de un dato cuando dos sistemas no coinciden) para cada campo.
Hacia fuera, del ERP al marketplace, suele ir:
- Catalogo: titulos, descripciones, atributos, EAN, dimensiones y peso.
- Precios: precio de venta y, si lo usas, precio tachado o promocional.
- Stock disponible: la cantidad que estas dispuesto a vender en ese canal.
- Confirmaciones de envio: numero de seguimiento y transportista.
Hacia dentro, del marketplace al ERP, viene:
- Pedidos: lineas, cantidades, direccion, importes y comisiones.
- Cambios de estado: cancelaciones, pedidos retenidos, direcciones corregidas.
- Devoluciones y reembolsos, con el motivo, que vale oro para calidad.
- Movimientos de stock logistico: si usas FBA, tu mercancia esta en almacenes de Amazon y el ERP necesita saberlo.
Regla practica: el catalogo y el precio los manda el ERP. El pedido lo manda el marketplace. El stock lo manda el ERP, pero solo el stock que tu decides ceder a ese canal.
La tabla de flujos que deberias tener escrita
Esta tabla es el documento mas util de todo el proyecto. Si tu proveedor no te la puede rellenar, no esta listo para integrarte.
| Dato | Direccion | Frecuencia razonable | Que pasa si falla |
|---|---|---|---|
| Alta de producto | ERP hacia marketplace | Bajo demanda o diaria | No se publica; sin impacto en ventas actuales |
| Cambios de ficha | ERP hacia marketplace | Diaria | La ficha queda desactualizada; riesgo bajo |
| Precio | ERP hacia marketplace | Cada 1-4 horas | Vendes al precio viejo; margen comprometido |
| Stock | ERP hacia marketplace | Cada 15-60 min | Sobreventa, cancelaciones y metricas de cuenta danadas |
| Pedidos | Marketplace hacia ERP | Cada 5-15 min | Pedidos sin preparar; riesgo de envio tardio |
| Confirmacion de envio | ERP hacia marketplace | Cada 15-30 min | El marketplace lo cuenta como envio fuera de plazo |
| Devoluciones | Marketplace hacia ERP | Cada hora o diaria | Stock fantasma y reembolsos descuadrados |
| Liquidaciones y comisiones | Marketplace hacia ERP | Quincenal o mensual | Contabilidad descuadrada; no ves tu margen real |
Fija los intervalos por escrito y ponlos donde el equipo pueda consultarlos. Cuando alguien pregunte por que sigue apareciendo el precio antiguo, la respuesta esta en la tabla, no en la memoria de una persona.
Por que el stock es el punto que mas duele
Vender algo que no tienes no es solo un cliente enfadado. Es una cancelacion por tu parte, y la tasa de cancelacion antes de envio (pedidos que anulas tu, no el comprador) es una de las metricas que Amazon vigila para decidir si tu cuenta sigue sana. Los umbrales exactos conviene confirmarlos en Seller Central porque cambian, pero la logica no cambia: cancelar tu sale caro.
El problema de fondo es que entre que lees el stock en el ERP y el marketplace lo publica pasan minutos. En ese hueco puedes vender por otro canal. Con productos de rotacion normal da igual. Con una referencia que tiene 3 unidades y se vende en cuatro canales, es una sobreventa esperando a ocurrir.
Lo que funciona en las cuentas que gestionamos:
- Colchon de seguridad por referencia, no global. Si tienes 3 unidades, publica 1. Si tienes 400, publica 395. Un porcentaje fijo del 10% no sirve para los dos casos.
- Asignacion de stock por canal en las referencias criticas: reservas una cantidad para el marketplace y el resto no se toca.
- Corte a cero automatico cuando el stock baja de un minimo. Mejor perder tres ventas que comerte una cancelacion.
- Sincronizacion prioritaria para las referencias de alta rotacion. No todas necesitan el mismo ritmo.
Tiempo real: por que no siempre es la respuesta
"Queremos sincronizacion en tiempo real" suena bien hasta que ves los bloqueos por exceso de peticiones. Las APIs de los marketplaces tienen limites de llamadas (cuantas peticiones puedes hacer por minuto antes de que te empiecen a rechazar), y si los saturas actualizando el stock de referencias que no se mueven, te quedas sin margen para lo que si importa.
El enfoque que mejor aguanta combina tres ritmos:
- Por lotes, para lo masivo: catalogo completo y precios, una o varias veces al dia.
- Por evento, para lo critico: cuando entra un pedido en cualquier canal, actualiza esa referencia concreta en el resto.
- Reconciliacion completa nocturna: una pasada que compara todo y corrige diferencias.
Esa tercera es la red de seguridad. Sin ella, las divergencias se acumulan durante meses y un dia descubres 40 referencias descuadradas.
Middleware, integracion directa o conector de mercado
Tres caminos, y ninguno es el correcto siempre.
| Opcion | Cuando tiene sentido | Riesgo principal |
|---|---|---|
| Conector de mercado (los tipicos gestores de feeds multicanal) | Catalogo estandar, pocos canales, equipo pequeno | Te adaptas a su modelo de datos; los casos raros no encajan |
| Middleware o plataforma de integracion | Varios canales, reglas propias, necesitas transformar datos | Coste recurrente y otra pieza que mantener |
| Integracion directa contra la API | Volumen alto, logica muy propia, equipo tecnico dentro | Tu mantienes los cambios de la API, y el marketplace no espera |
La integracion directa parece la mas barata el primer ano. Deja de serlo cuando el marketplace retira una version de la API y nadie en tu equipo recuerda que ese endpoint existia. Si eliges esa via, presupuesta el mantenimiento, no solo el desarrollo.
Referencias que no casan: la tabla de equivalencias
Este es el fallo silencioso mas comun. Tu ERP llama a un producto CAM-AZ-42. En el marketplace esta como CAMISA-AZUL-42. En tu tienda es camisa_azul_42. Todo funciona hasta que alguien crea una variante nueva y el mapeo se rompe por un lado.
Necesitas una tabla de equivalencias (el registro que asocia tu referencia interna con la de cada canal) que cumpla tres condiciones:
- Vive en un sitio unico y con historico, no en un Excel en el escritorio de alguien.
- Tiene dueno. Una persona responsable de las altas y las bajas.
- Se valida antes de cada carga masiva: si una referencia no tiene equivalencia, la carga avisa en vez de inventar.
Y una decision que ahorra mucho dolor: el SKU de vendedor que usas en el marketplace deberia ser el mismo codigo que en el ERP siempre que puedas. Cada traduccion que evitas es un fallo menos.
Errores, reintentos y alertas que alguien lee
Una integracion sin gestion de errores es una integracion que ya esta fallando y todavia no lo sabes.
- Reintentos con espera creciente: si la API rechaza una llamada, reintenta a los 30 segundos, luego a los 2 minutos, luego a los 10. No martillees.
- Cola de fallidos: lo que no entra tras los reintentos va a una lista visible, no al vacio.
- Distingue error temporal de error de datos: un timeout se reintenta; un EAN invalido no se arregla reintentando, hay que corregirlo a mano.
- Alertas con umbral: no avises por cada fallo, o dejaran de leerse en dos dias. Avisa si fallan mas de X en una hora, o si hace mas de Y minutos que no entra ningun pedido.
Ese ultimo punto importa mas de lo que parece. "Hace tres horas que no entra ningun pedido" es la alerta que detecta la mitad de los problemas reales, y casi nadie la tiene configurada.
Como probar sin cargarte los pedidos reales
- Usa el entorno de pruebas del marketplace para el flujo basico. No reproduce todo, pero valida formatos y permisos.
- Arranca con un subconjunto de 20 o 30 referencias poco criticas. Un piloto real vale mas que un entorno de pruebas perfecto.
- Modo solo lectura primero: deja que la integracion lea pedidos y los escriba en el ERP durante una semana sin que empuje stock ni precios. Compara a mano.
- Prueba los casos feos: pedido cancelado antes de preparar, devolucion parcial, producto agotado a mitad de sincronizacion, pedido con dos lineas del mismo SKU, direccion modificada por el comprador.
- Ten un interruptor de parada. Si algo va mal un viernes a las diez de la noche, alguien tiene que poder cortar la sincronizacion de precios sin llamar al desarrollador.
Que pedirle a tu proveedor de ERP antes de firmar
Preguntas concretas. Si esquiva alguna, apuntalo:
- La conexion, es nativa o va por un tercero, y quien da soporte cuando falla.
- Que campos sincroniza exactamente y en que direccion. Por escrito.
- Que frecuencia soporta por tipo de dato y si hay limite de operaciones incluidas en la tarifa.
- Como gestiona los errores: si hay panel de fallidos y reintentos automaticos.
- Si soporta multi-almacen y reserva de stock por canal.
- Quien actualiza la integracion cuando el marketplace cambia su API, y con que plazo.
- Si puedes exportar tu tabla de equivalencias y tu historico el dia que te vayas.
- Si hay entorno de pruebas separado del de produccion.
La septima es la que mas incomoda al comercial y la que mas te protege a ti.
Por donde empezar esta semana
- Dibuja la tabla de flujos con tus datos reales: que viaja, hacia donde, cada cuanto y que pasa si falla. Una hora de trabajo que te ahorra semanas.
- Revisa tus 20 referencias mas vendidas y comprueba si el stock del ERP coincide hoy con el publicado en cada canal. Si no coincide, ya tienes el primer problema localizado.
- Configura una alerta de ausencia de pedidos: si pasan X horas sin entrar ninguno, que avise. Es la deteccion mas barata que existe.
- Define colchones de seguridad por rotacion, no un porcentaje unico, y aplicalo primero a las referencias con menos de cinco unidades.
- Escribe quien es el dueno de la tabla de equivalencias, con nombre y apellidos. Si no lo es nadie, lo sera el caos.